PO Là Gì Trong Kinh Doanh? Cách Quản Lý PO Hiệu Quả

Trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, PO là một cụm từ được nhắc đến khá nhiều. PO có những vai trò và ý nghĩa quan trọng đối với các chủ thể, nhưng chắc hẳn còn nhiều người chưa hiểu rõ về PO là gì? Nội dung và quy trình tạo đơn đặt hàng PO ra sao? Cùng theo dõi bài viết dưới đây!

PO là gì?

PO tiếng Anh đầy đủ là Purchase Order, là khái niệm về đơn đặt hàng, đây là một tài liệu thương mại được gửi từ người mua đến nhà cung cấp để ủy quyền cho phép mua hàng. Để có thể mua hàng thì đơn đặt hàng là một hợp đồng ràng buộc chính thức.

PO là gì trong kinh doanh?
PO là gì trong kinh doanh?

Đơn đặt hàng sẽ bao gồm tất cả các chi tiết về giao dịch của doanh nghiệp, gồm có giá hàng, số lượng từng mặt hàng được mua, kiểu dáng, màu sắc…

Hiện nay, các đơn đặt hàng cũng đã chính thức hóa các điều khoản thanh toán và vận chuyển. Mỗi đơn đặt hàng nên được đánh số duy nhất để việc theo dõi các khoản thanh toán trong tương lai được dễ dàng hơn và khớp với hồ sơ vận chuyển.

Vì sao doanh nghiệp nên sử dụng PO?

  • PO giúp người mua có thể truyền đạt được mong muốn đến người bán
  • Trường hợp người mua không trả tiền thì PO sẽ bảo vệ người bán
  • Giúp những đại lý quản lý được những yêu cầu mới
  • Mang tới nhiều tiện ích tài chính, thương mại
  • Thúc đẩy hợp lý hóa nền kinh tế theo quy trình chuẩn
Doanh nghiệp nên sử dụng PO
Doanh nghiệp nên sử dụng PO

Người cho vay thương mại hoặc tổ chức tài chính có thể cung cấp hỗ trợ về tài chính dựa theo đơn đặt hàng. Có nhiều các tiện ích tài chính, thương mại hầu hết đều được cung cấp qua đơn đặt hàng mà các doanh nhân thường sử dụng như:

  • Đóng trước hạn mức tín dụng gửi hàng
  • Gia hạn mức tín dụng gửi hàng theo chức vụ
  • Phương tiện uy tín về thương mại
  • Gia hạn mức tín dụng mua hoá đơn nước ngoài
  • Gia hạn mức tín dụng về hoá đơn cũ
  • Xác nhận thứ tự các tiện ích

Nội dung trên PO là gì?

Trên mỗi PO thường có đầy đủ các thông tin liên quan đến mô tả chi tiết về hàng hóa như đơn giá, số lượng hàng, điều kiện giao hàng, bao bì, thanh toán, thời hạn, cam kết các bên… Tuy nhiên, mỗi đơn đặt hàng sẽ có thông tin được trình bày khác nhau, tùy theo tiêu chí của người bán và người mua.

Nội dung trên PO
Nội dung trên PO

Các nội dung cơ bản thường gặp trên PO là:

  • Số và ngày (Number and date)
  • Thông tin người mua, người bán (Seller/Buyer): Name, contact, Tel/fax
  • Mô tả hàng hóa (Goods description/Commodity/Product)
  • Số lượng (Quantity)
  • Thông số kỹ thuật, chất lượng (Specifications/Quality)
  • Đơn giá (Unit price)
  • Giá trị hợp đồng (Total amount)
  • Điều kiện thanh toán (Payment terms)
  • Điều kiện giao hàng (Incoterms)
  • Special instruction (discount, FOC…)
  • Signature (chữ ký)

Quy trình tạo đơn đặt hàng PO

Quy trình tạo PO gồm các bước như sau:

  • Chủ cửa hàng tạo đơn đặt hàng, ghi chính xác rõ ràng những gì họ cần từ nhà cung cấp
  • Nếu nhà cung cấp có hàng tồn kho để thực hiện đơn hàng thì họ sẽ nhận đơn đặt hàng, điền vào đơn hàng và chuyển hàng vào ngày đến hạn thỏa thuận
  • Nhà cung cấp gửi hóa đơn hoặc hóa đơn bán hàng cho hàng hóa đã mua
  • Người mua thanh toán tiền và việc bán hàng được xử lý thông qua hệ thống giao hàng hoặc vận chuyển của người bán
Quy trình tạo đơn đặt hàng PO
Quy trình tạo đơn đặt hàng PO

Những lưu ý khi thực hiện đơn đặt hàng PO:

  • Với tư cách là khách hàng hãy nói rõ thông tin về công ty của bạn
  • Trình bày chi tiết về hàng hóa đặt hàng: thương hiệu, tên mặt hàng, số lượng và các thông tin khác
  • Ghi rõ tên nhà sản xuất hoặc nhà cung cấp mà bạn chọn
  • Đề cập đến phương tiện truyền thông như một nơi để quảng cáo các sản phẩm được cung cấp (nếu cần thiết)
  • Đề cập đến chi tiết về hình thức, số lượng đặt hàng, nếu cần hãy lập danh sách trong một bảng để dễ dàng hơn trong việc tìm kiếm và cung cấp dịch vụ
  • Nêu rõ thời gian giao hàng, phương thức thanh toán và hình thức vận chuyển mà bạn muốn

Sự khác biệt giữa PO và Invoice (hóa đơn)

Đơn đặt hàng PO và hóa đơn Invoice đều là thành phần thiết yếu của một giao dịch nhưng chúng có nhiều điểm khác nhau rõ ràng.

Đặc điểm của PO Đặc điểm của Invoice
  • Do người mua thực hiện
  • Thực hiện trước khi mua
  • Liệt kê các mặt hàng đã mua
  • Bao gồm các chi tiết về khoản thanh toán sẽ được thực hiện
  • Người mua lập đơn đặt hàng để yêu cầu người bán giao một số hàng hóa
  • Về người nhận chứng từ, đơn đặt hàng sẽ do người bán nhận
  • Người mua gửi đơn đặt hàng cho người bán khi yêu cầu một số hàng hóa
  • Do người bán thực hiện
  • Thực hiện sau khi mua
  • Dưới dạng một văn bản xác nhận hàng đã gửi
  • Yêu cầu thanh toán vào một ngày cụ thể
  • Người bán lập hóa đơn để yêu cầu thanh toán cho người mua
  • Người mua sẽ nhận được hóa đơn
  • Người bán sẽ gửi hóa đơn cho người mua khi đơn hàng đã được hoàn thành

Cách quản lý PO hiệu quả

Việc quản lý PO là một chứng từ rất quan trọng, nếu không biết cách quản lý sẽ rất dễ xảy ra các rủi ro trong quá trình làm việc với nhà cung cấp.

  • Hồ sơ của nhà cung cấp cần được quản lý một cách rõ ràng để việc mua sắm dễ dàng và chính xác hơn
  • Phân loại những sản phẩm, dịch vụ để tính toán ngân sách chi cho chúng
  • Xây dựng hệ thống phê duyệt mua hàng sẽ ngăn ngừa tình trạng quản lý yếu kém và kiểm soát chi phí một cách hiệu quả. Ngoài ra, việc triển khai hệ thống phê duyệt mua hàng cũng giúp ngăn chặn những rủi ro khi đặt hàng.
Cách quản lý PO hiệu quả
Cách quản lý PO hiệu quả
  • Những thông tin về giá cả, số lượng, thuế cần đảm bảo và đánh giá một cách chính xác để tránh việc sai sót
  • Tài liệu và hồ sơ cần được lưu trữ, quản lý đúng cách để đảm bảo quá trình kiểm toán không bị nhầm lẫn, thất thoát
  • Quá trình hủy đơn đặt hàng PO cũng cần phải rõ ràng, rành mạch. Việc hủy phải có văn bản chứa thông tin quan trọng như lý do hủy, chữ ký phê duyệt và khi PO hủy thì chúng vẫn sẽ cần phải được lưu trữ với tài liệu có liên quan.
  • Ngoài ra, với các cửa hàng bán lẻ, đơn đặt hàng/nhập hàng sẽ cần được quản lý nhanh chóng ngay trên các phần mềm quản lý bán hàng để đảm bảo khả năng lưu trữ cũng như quản lý một cách hiệu quả

Trên đây là những thông tin mà bạn cần biết về PO là gì cũng như biết vì sao doanh nghiệp nên sử dụng PO. Nhựa Sài Gòn hy vọng rằng những chia sẻ trên của chúng tôi có thể giúp bạn nâng cao hiệu quả khi triển khai PO cũng như quản lý dễ dàng hơn.