Để giảm thiểu chi phí cho việc quản lý kho cũng như tối ưu hóa công đoạn kiểm kê số lượng, công ty cần phải có quy trình quản lý kho theo ISO một cách chuyên nghiệp. Quy trình quản lý kho hiệu quả tránh tình trạng thất thoát, nhầm lẫn số lượng trong kho. Vậy để quản lý kho tốt, các công ty cần nắm vững các bước trong quy trình quản lý kho.
Tóm tắt nội dung
Quy trình quản lý kho là gì?
Quy trình quản lý kho là trình tự các bước thực hiện công việc trong kho theo tiêu chuẩn đã đề ra. Từ đó, các công nhân viên nắm được công việc của mình là gì, cần tiến hành các bước như nào và ra sao. Việc tuân thủ quy trình quản lý kho sẽ giúp doanh nghiệp bạn tối đa công suất và hiệu quả trong việc vận hành kho bãi.
- Tìm hiểu thêm Quản Lý Kho Là Gì? Vai Trò Của Quản Lý Kho
Lợi ích của quy trình quản lý kho hiệu quả mang lại
Quy trình quản lý kho hàng không hiệu quả sẽ khiến cho doanh nghiệp của bạn trở nên rối loạn. Quy trình không cụ thể thì quá trình hoạt động và lưu trữ sẽ phát sinh những lỗ hổng, sai phạm, từ đó gây ra những hậu quả không lường được.
Xây dựng quy trình quản lý kho tốt sẽ mang lại cho doanh nghiệp nhiều lợi ích:
Quá trình vận hành xuyên suốt, trơn tru
Việc vận chuyển hàng hóa sẽ trở nên thuận tiện, nhanh chóng khi mọi thứ được sắp xếp có trật tự, logic. Bởi thủ kho có thể biết được nhanh chóng vị trí các mặt hàng ở đâu.
Nắm được số lượng, chất lượng hàng hóa, bám sát tình hình xuất nhập kho
Hoạt động xuất nhập kho phải trải qua nhiều bước khác nhau nên có một quy trình rõ ràng giúp doanh nghiệp cập nhật được tình trạng xuất nhập kho cũng như số lượng, chất lượng của hàng hóa.
Để từ đó, doanh nghiệp sẽ có những chiến lược phù hợp, kiểm soát việc kinh doanh của mình một các thiết thực và hiệu quả.
Các công việc sẽ được phân bổ đều cho từng người, bộ phận
Quy trình quản lý kho nghiêm ngặt, nhân viên ở từng bộ phận làm đúng và có trách nhiệm với công việc được giao. Từ đó giúp người chủ yên tâm hơn, hạn chế những thất thoát không đáng có và cải thiện tình hình tài chính.
Tiết kiệm thời gian, nhân lực
Có một điều chắc chắn là quy trình quản lý kho hiệu quả, chuyên nghiệp sẽ giúp chúng ta rút ngắn quá trình, tiết kiệm thời gian, nhân lực và cả chi phí cho doanh nghiệp.
Tăng sự hài lòng của khách hàng
Khi hàng hóa được vận chuyển xuyên suốt, trơn tru và có tính hệ thống sẽ giúp hạn chế được tối đa hư hỏng, thiệt hại khi đến tay người tiêu dùng. Từ đó, doanh nghiệp vừa có doanh thu tốt mà vừa có được sự hài lòng của khách hàng.
Chi tiết quy trình quản lý kho theo ISO
Quy trình quản lý kho hàng hóa gồm nhiều bước khác nhau. Theo tiêu chuẩn ISO, quy trình quản lý kho có thể chia thành 3 hình thức chính. Bao gồm các bước như sau:
Quy trình quản lý mã hàng
Mã hàng được hiểu là tên độc nhất của từng sản phẩm hàng hóa hoặc lô hàng trong kho. Việc quản lý kho bằng mã hàng sẽ giúp việc vận hành công việc trở nên khả thi và chính xác hơn.
Quy trình quản lý kho bằng mã vạch gồm 3 giai đoạn:
- Bước 1: Tiếp cận thông tin mới hoặc thay đổi thông tin
Trong quá trình lưu thông, hàng hóa có thể cần phải thêm mới, thay đổi mã hàng hoặc phải loại bỏ. Người quản lý kho sẽ tiếp nhận yêu cầu từ cấp trên, nếu hợp lý thì sẽ tiến hành thực hiện.
- Bước 2: Kiểm tra và đối chiếu mã hàng trong kho
Khi nhận được yêu cầu cấp trên, bộ phận kho sẽ tiến hành kiểm tra và đối chiếu tình trạng hàng hóa trong kho. Nếu không kiểm tra kỹ lưỡng hoặc bỏ qua bước này, có thể dẫn tới tình trạng sai mã, trùng lặp mã hàng…
- Bước 3: Cập nhật thông tin
Sau khi thực hiện 2 bước trên thì việc tiếp theo cần làm đó là tiến hành cập nhật thông tin mã hàng trên hệ thống. Công việc sửa đổi lại thông tin nên lưu lại thời gian chỉnh sửa, văn bản yêu cầu chỉnh sửa và các văn bản khác.
Quy trình quản lý nhập hàng vào kho
Việc nhập kho gồm các bước như sau:
- Bước 1: Thông báo kế hoạch nhập nguyên vật liệu
Để đưa ra hình thức nhập kho tối ưu nhất, kế hoạch nhập nguyên vật liệu sẽ được lập bởi người quản lý kho. Kế hoạch nhập kho cần được duyệt bởi cấp trên trước khi tiến hành. Có một kế hoạch nhập kho rõ ràng thì việc kiểm soát quá trình nhập kho sẽ được thuận lợi và kịp tiến độ.
- Bước 2: Kiểm tra và đối chiếu hàng hóa
Sau khi lập kế hoạch nhập kho, bộ phận quản lý kho tiến hành kiểm tra và đối chiếu hàng hóa. Nếu có hàng lỗi, hỏng, kém chất lượng thì báo ngay cho nhà cung cấp để có giải pháp khắc phục kịp thời. Sau đó nhận hóa đơn, phiếu giao nhận hàng hóa từ nhà cung cấp.
- Bước 3: Hoàn thành nhập kho
Quản lý kho bắt đầu tiến hành nhập nguyên vật liệu vào kho, sắp xếp hàng hóa vào khu vực phù hợp và nhập thông tin vào hệ thống.
Quy trình quản lý xuất hàng ra kho
Xuất kho là hoạt động đưa hàng hóa, nguyên vật liệu, bán thành phẩm ra khỏi kho. Việc này thường phục vụ mục đích để bán, chuyển tới nơi khác, phục vụ sản xuất.
Quy trình xuất kho gồm 4 bước như sau:
- Bước 1: Gửi yêu cầu xuất kho
- Bước 2: Kiểm tra hàng tồn kho
Khi nhận được yêu cầu xuất kho, nhân viên trong kho sẽ tiến hành kiểm tra tính hợp lệ của yêu cầu rồi mới tiến hành xử lý.
- Bước 3: Lập phiếu xuất kho và hóa đơn bán hàng
Trước khi xuất kho, bộ phận kho cần phải lập phiếu và hóa đơn dựa trên thông tin đơn hàng mà khách yêu cầu.
- Bước 4: Xuất kho và cập nhật thông tin
Khi đã hoàn tất các thủ tục giấy tờ, bộ phận kho sẽ dựa vào thông tin trên phiếu để lấy chính xác những mặt hàng mà người mua cần. Sau đó tiến hành cập nhật thông tin lên hệ thống.
Quản lý kho hàng hiệu quả bằng sử dụng hệ thống pallet racking
Lưu kho theo hệ thống Pallet racking là một phương pháp quản lý kho hàng hiệu quả được nhiều người sử dụng.
Lắp đặt hệ thống giá kệ này, tối ưu sự lựa chọn hàng hóa đạt 100%, chiều cao lưu trữ có thể lên tới 12,8m, tận dụng được các khoảng không gian trong nhà kho.
Các tình trạng như hàng hóa bị ám mùi hôi đất hay ẩm ướt nếu sàn kho vô tình ngập nước sẽ không bao giờ xảy ra nếu hàng hóa được đặt trên pallet nhựa.
Nếu bạn có nhu cầu mua pallet nhựa hãy liên hệ với Nhựa Sài Gòn qua số 0971.245.088 nhé! Nhưng nếu doanh nghiệp bạn có chi phí hạn hẹp thì sử dụng pallet nhựa cũ Bình Dương là một sự lựa chọn hoàn hảo.