Thu Mua Là Gì? Quy Trình Thu Mua Hàng Hóa Trong Doanh Nghiệp

Trong các tổ chức kinh doanh, việc quản lý thu mua sẽ liên quan đến con người, quy trình và công nghệ. Vậy thu mua là gì? Bộ phận thu mua và nguyên tắc trong thu mua là gì? Cùng Nhựa Sài Gòn tìm hiểu qua bài viết dưới đây nha!

Khái niệm thu mua là gì?

Thu mua là một hoạt động không thể thiếu trong chuỗi cung ứng và hoạt động của Logistics. Hoạt động thu mua đảm bảo cung cấp đầy đủ và kịp thời các sản phẩm, nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất và hoạt động thương mại.

Thông thường, các hoạt động cần thiết trong một công ty gồm có:

• Lập kế hoạch mua hàng hóa
• Xác định các tiêu chuẩn
• Nghiên cứu và lựa chọn nhà cung cấp
• Phân tích giá trị hàng hóa
• Tài chính
• Đàm phán giá cả
• Mua hàng
• Quản lý hợp đồng cung cấp
• Kiểm tra hàng tồn kho
• Thanh toán tiền hàng

Bộ phận thu mua điển hình

Tổ chức của một bộ phận thu mua điển hình của một đơn vị bao gồm: Giám đốc thu mua, nhân viên thu mua và nhân viên hành chính. 

• Giám đốc thu mua: Là người chịu trách nhiệm việc quản lý thu mua hàng hóa.
• Nhân viên thu mua: Là người có nhiệm vụ đảm bảo nguồn cung cấp và cung ứng đơn hàng phù hợp cho các nhu cầu của công ty theo đúng các điều khoản và điều kiện với một mức giá phù hợp.
• Nhân viên hành chính: Có nhiệm vụ thực hiện các công việc đơn giản hơn trong bộ phận thu mua như thực hiện hồ sơ theo yêu cầu, xử lý các văn bản, hỗ trợ các vấn đề trong thu mua, đánh giá và thống kê hàng hóa tồn kho..

Quy trình thu mua được diễn ra như thế nào?

Quy trình thu mua hàng hóa rất đa dạng. Mỗi đơn vị công ty, doanh nghiệp sẽ có một quy trình thu mua hàng hóa riêng nhưng hầu hết sẽ phải đảm bảo một số yếu tố quan trọng như sau:

• Quy trình thu mua diễn ra khi có một nhu cầu hoặc yêu cầu cụ thể (có thể là yêu cầu về hàng tồn trữ hoặc yêu cầu về dịch vụ). Sau đó bộ phận thu mua sẽ thiết lập một bảng tiêu chuẩn nêu rõ chi tiết các yêu cầu: đặc tính, thông số kỹ thuật, tính chất vật lý, tính chất hóa học…).
• Một hồ sơ mời thầu (RFP) hay một yêu cầu báo giá (RFQ) sẽ được thiết lập và gửi tới các nhà cung cấp
• Các nhà cung cấp hàng hóa sẽ gửi báo giá để đáp ứng các RFQ
• Bộ phận thu mua sẽ xem xét để chọn ra nhà cung cấp tốt nhất để đặt ra các đơn hàng. Mỗi đơn hàng sẽ được đi kèm với các điều khoản, điều kiện cụ thể để hình thành nên những thỏa thuận của hợp đồng
• Nhà cung cấp sẽ phân phối các sản phẩm hoặc dịch vụ theo đơn đặt hàng. Một hóa đơn do nhà cung cấp phát hành sẽ dùng để đối chiếu các đơn đặt hàng với các giấy tờ để kiểm tra hàng hóa đã nhận
• Sau khi hoàn thành tất cả thủ tục kiểm tra đối chiếu, bộ phận thu mua sẽ thanh toán đơn hàng cho nhà cung cấp

>>Xem thêm Bỏ Túi 4 Bước Trong Quy Trình Vận Chuyển Hàng Hóa

Nguyên tắc cơ bản của thu mua là gì?

Một trong những nguyên tắc cơ bản của thu mua là hàng hóa phải được mua với một mức giá tốt nhất với những điều kiện tốt nhất để tạo ra lợi nhuận tốt nhất cho công ty. Một trong những phương tiện trợ giúp cho việc quản lý bộ phận thu mua là các số liệu phân tích thu mua. 

Một trong những phương pháp được sử dụng để đảm bảo quản lý thu mua mỗi ngày tốt là việc sử dụng các quy tắc và thủ tục có sẵn để hạn chế các đơn đặt mua hàng và yêu cầu mua hàng. Các đơn đặt hàng được sử dụng để mua hàng với một nhà cung cấp đã thỏa thuận. Yêu cầu mua hàng được đưa ra từ nhân sự trong công ty, khi họ cần sản phẩm để bảo dưỡng hoặc làm tăng nguồn hàng trong những tình huống bất thường.

Tại các công ty doanh nghiệp lớn, việc quản lý thu mua thông qua hệ thống máy tính sẽ mang tới nhiều lợi nhuận hơn cả.

Xu hướng thu mua hàng hóa

Đã có một xu hướng thu mua trong vài năm gần đây. Hai xu hướng quan trọng nhất đó là Just In Time (JIT) và e-procurement. 

Vào những năm 90, JIT bắt đầu xuất hiện tại Nhật Bản, là sự sắp đặt thu mua hàng hóa sao cho lượng hàng hóa đó được sử dụng một cách nhanh nhất, tránh tồn đọng hàng không cần thiết. 

Còn đối với xu hướng e-procurement xuất hiện trong những năm 2000 đã trở nên phổ biến hơn nhờ sự phát triển và thịnh hành của sức mạnh công nghệ thông tin và an ninh mạng.

Những công việc chính của nhân viên thu mua

• Lập kế hoạch và lên danh sách hoạt động ưu tiên khi thu mua
• Đánh giá kế hoạch đặt hàng, đưa ra yêu cầu mua hàng và quản lý quá trình lựa chọn
• Truyền thông tin và hỗ trợ các văn bản cần thiết cho nhà cung cấp
• Theo dõi tình trạng đơn hàng, sẵn sàng cho các sự cố thiếu hàng hoặc tồn kho, liên hệ trực tiếp với các phòng ban có liên quan
• Theo dõi đơn đặt hàng, xác nhận thời gian sản xuất, thời gian, địa điểm giao hàng và chi phí
• Đánh giá, cập nhật và duy trì các đơn đặt hàng cho đến khi kết thúc
• Đảm bảo cho đơn đặt hàng tuân thủ các thỏa thuận trong hợp đồng, báo cáo kết quả lên cấp trên
• Quản lý đội ngũ nhân viên tài chính và logistics trong việc tiếp nhận và giải quyết những trường hợp sai lệch đơn hàng
• Thực hiện công việc là xác định các cơ hội để mang tới hiệu quả tốt nhất
• Làm củng cố và giảm chi phí từ các nhà cung cấp địa phương

Trên đây là toàn bộ thông tin chi tiết về thu mua là gì mà Nhựa Sài Gòn gửi tới bạn đọc. Hy vọng bài viết sẽ hữu ích cho bạn!

Nhựa Sài Gòn nhận thu mua pallet nhựa cũ đã qua sử dụng còn mới từ 80 – 95% với giá cao nhất trên thị trường. Các sản phẩm pallet nhựa tuy có sự thay đổi màu sắc như phai màu hay nhạt màu hoặc có một vài vết xước nhưng không vấn đề gì. Nếu bạn có nhu cầu thanh lý pallet nhựa cũ thì Nhựa Sài Gòn đều nhận thu mua với số lượng lớn.