Packing List Là Gì Trong Xuất Nhập Khẩu? Vai Trò Của Packing List

Packing list là một thành phần quan trọng trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu. Dù làm thủ tục hải quan, làm thanh toán hay làm bảo hiểm thì bạn cũng cần kèm theo packing list. Thế packing list là gì? Vì sao packing list lại quan trọng? Khi lập cần chú ý những gì? Cùng Nhựa Sài Gòn tìm hiểu nhé!

Packing list là gì?

Có thể hiểu đơn giản packing list là phiếu đóng gói hàng hóa. Đây là yếu tố quan trọng để hoàn thành hồ sơ xuất nhập khẩu cho các doanh nghiệp. Ngoài ra, nó còn một số tên gọi khác như bảng kê hàng hóa, phiếu chi tiết hàng hóa. 

Packing list giúp bên mua hàng dễ dàng hơn trong việc kiểm soát lô hàng bởi trên packing list sẽ nêu rõ bên xuất khẩu bán những sản phẩm nào cho bên nhập khẩu.

Tương tự như hóa đơn thương mại, packing list có thể được lập dựa trên các mẫu có sẵn. Sau đó chỉ việc chỉnh sửa nội dùng sao cho chính xác với thông tin lô hàng của mình.

packing list là gì
Packing list là gì

Phân loại Packing list

Sau khi bạn đã hiểu packing list là gì? thì chúng ta sẽ tiếp tục phân loại các mẫu packing list là gì nhé.

Tại thị trường Việt Nam và trên thế giới hiện nay, có 3 mẫu packing list để phân biệt từng loại.

  • Detailed packing list (Phiếu danh sách đóng gói chi tiết): Nội dung phiếu ghi chi tiết lô hàng. Phiếu này được dùng để cho người mua và người bán trực tiếp giao dịch với nhau.
  • Neutrai packing list (Phiếu đóng gói tập trung): Loại phiếu này có đặc điểm là trên nội dung không có tên người bán hàng.
  • Packing and Weight (Phiếu đóng gói kèm bản kê và trọng lượng): Phiếu này sẽ có đầy đủ nội dung về danh sách đóng gói và trọng lượng của lô hàng.

packing list là gì trong xuất nhập khẩu

Chức năng của packing list (phiếu đóng gói hàng hóa)

Chức năng của packing list là để cung cấp những thông tin cần thiết của lô hàng, tùy vào từng loại packing list sẽ bao gồm những thông tin cơ bản như sau:

  • Số lượng và trọng lượng hàng hóa là bao nhiêu trong thùng container
  • Số kiện hàng và số pallet nhựa cụ thể, số lượng hàng nhỏ được đóng vào thùng, hộp
  • Phương thức dỡ hàng: bằng tay hay bằng xe nâng để bố trí số lượng công nhân bốc dỡ hàng hóa phù hợp
  • Dự kiến thời gian dỡ hàng để tính toán số lượng hàng sẽ dỡ trong 1 ngày, bố trí nhân lực nhận hàng và diện tích kho bãi phù hợp
  • Packing list là phiếu đóng gói quan trọng, không thể thiếu trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu.

Ví dụ: Container có 20 kiện hàng, đóng bằng pallet thì chỉ mất 30 phút – 1 giờ/ container và 1 ngày dỡ được 9 cont hàng. Nhưng nếu container có 1000 kiện bốc rời thì có thể mất 1,5 giờ – 2 giờ/container và 1 ngày chỉ dỡ được 4 cont hàng.

  • Packing list giúp truy xuất được các thông tin ca sản xuất, số máy, quản đốc… để có thể khiếu nại được với bên nhà sản xuất/bên bán nếu sản phẩm bị lỗi.

packing list trong xuất nhập khẩu

Các nội dung chính trong packing list

Một packing list đầy đủ thường có các nội dung chính như sau:

Tiêu đề trên cùng Logo, tên, địa chỉ, tel, fax công ty
Seller Tên, địa chỉ, tel, fax công ty bán hàng
Số và ngày Packing List Số này khá quan trọng
Buyer Tên, địa chỉ, tel, fax công ty mua hàng
Ref no (Số tham chiếu) Đây có thể là số đơn hàng, hay ghi chú thêm về Notify Party (Bên thông báo khi hàng đến), thường thanh toán L/C mới yêu cầu ghi thêm thông báo hàng đến
Port of Loading (Cảng bốc hàng) Ví dụ: Cat Lai port, Vietnam; Hangzhou port, China…
Port of Destination (Cảng đến) Ví dụ: Manila port, Philippines; Port Klang port, Malaysia…
Vessel Name Tên tàu, số chuyến
Estimated Time Delivery (ETD) Ngày dự kiến tàu chạy
Product (Mô tả hàng hóa) Tên hàng, ký mã hiệu, mã HS
Quantity Số lượng hàng theo đơn vị ở dưới (Ví dụ: 100000 pcs là 100000 cái…)
Packing Số lượng thùng, hộp, kiện đóng gói theo đơn vị ở dưới
Net weight (NWT) Trọng lượng tịnh (Chỉ tính trọng lượng của hàng hóa)
Gross weight (GWT) Trọng lượng tổng (Tính cả trọng lượng của dây buộc, nilon bọc, thùng, hộp đựng ở ngoài)
Remark Những ghi chú thêm
Xác nhận của bên bán hàng Ký và đóng dấu

Bộ chứng từ xuất nhập khẩu

Để có thể xuất nhập khẩu hàng hóa, bạn cần phải có bộ chứng từ xuất nhập khẩu. Một bộ chứng từ xuất nhập khẩu được cho là hợp lệ khi bạn phải có packing list. Và bạn cũng cần chuẩn bị những giấy tờ kinh doanh sau:

  • Hợp đồng thương mại (Contract): Là văn bản thỏa thuận được sự đồng ý tự nguyện của 2 bên, đây là thứ quan trọng nhất để ký kết những hợp đồng sau.
  • Hóa đơn thương mại (Invoice): Là hóa đơn quan trọng trong việc giao nhận và thanh toán hàng hóa. Khi phải làm thủ tục hải quan, người kê khai dựa vào hóa đơn thương mại để khai giá trị hàng hóa.
  • Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List): Phiếu phải đặt trong bao bì hoặc túi để người mua dễ dàng tìm thấy nhất.
  • Vận đơn (Bill of Lading): Là chứng từ xác nhận việc hàng hóa xếp lên phương tiện vận tải như tàu biển, máy bay… phải có vận đơn thì người nhận mới có thể lấy hàng hóa.
  • Tờ khai hải quan (Customs Declaration): Là chứng từ để kê khai các mặt hàng hóa với cơ quan hải quan. Nếu đủ điều kiện lô hàng của bạn mới được xuất/nhập khẩu vào 1 quốc gia.

Trên đây là toàn bộ thông tin chi tiết về Packing List là gì trong xuất nhập khẩu. Hy vọng thông qua bài viết này, các bạn đã nắm rõ được những thông tin cơ bản về loại chứng từ quan trọng này.