Đối với các nhà thuốc, bệnh viện, kho dược đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên các cơ sở thường mắc phải sai lầm trong quy trình quản lý kho dược, gây ra tình trạng mất hàng, thất thoát hàng hóa không rõ nguyên nhân. Vậy bí quyết để quản lý kho dược hiệu quả là gì? Cùng Nhựa Sài Gòn tìm hiểu qua bài viết dưới đây nha!

>>Tìm hiểu thêm:

• Quản Lý Kho Là Gì? Vai Trò Của Quản Lý Kho
• Quy Trình Quản Lý Kho Theo ISO Chi Tiết Từng Bước

Nguyên nhân trong cách quản lý kho dược khiến kinh doanh nhà thuốc không hiệu quả

Không quản lý hạn sử dụng của thuốc

Thuốc là sản phẩm được quản lý theo lô date, nếu bạn không quản lý thời gian nhập hàng cũng như hạn sử dụng của từng mặt hàng thuốc sẽ làm ảnh hưởng tới doanh thu, hoạt động kinh doanh của nhà thuốc. Điều này dẫn tới việc tăng chi phí đầu vào và giảm lợi nhuận.

Kiểm kê kho thuốc không chặt chẽ

Một tình trạng đang xảy ra khá phổ biến tại các nhà thuốc đó là không thường xuyên kiểm kê kho thuốc hay nếu có làm thì chỉ làm qua loa, không chặt chẽ. Điều này khiến cho bạn không thể nắm được tình hình kho thuốc của mình đang như thế nào: tồn hàng, thiếu hàng hay thuốc gần hết hạn… 

Không chủ động được trong việc nhập hàng

Nếu nhân viên kho không báo cáo số lượng thì bạn chẳng biết được trong kho còn hàng hay không, số lượng chính xác từng loại là bao nhiêu. Vì thế, khi khách hỏi, bạn sẽ mất thời gian tìm kiếm, thậm chí là mất khách hàng do khách chờ quá lâu. 

Dù là công việc đơn giản nhưng nó chính là yếu tố gây ảnh hưởng tới doanh số nhà thuốc của bạn.

Không tối ưu được mức hàng hóa cần thiết

Chủ nhà thuốc luôn mong muốn cửa hàng mình có thật nhiều mặt hàng để kinh doanh. Nếu việc nhập hàng liên tục mà không chú ý đến số lượng hàng hóa tồn kho tối thiểu và tối đa sẽ dẫn đến tình trạng nhập quá nhiều mà không bán hết, làm tăng chi phí lưu kho và giảm lợi nhuận.

Gặp sự cố gây thất thoát hàng hóa

Có nhiều nguyên nhân dẫn tới các thất thoát này như không quản lý tốt chi phí đầu tư, nhân viên gian lận, sản phẩm hết hạn. Do đó, nếu bạn không thường xuyên kiểm kê hàng hóa thì sẽ không biết nguyên nhân nằm ở đâu để có biện pháp khắc phục hợp lý.

Không phân nguồn hàng hóa

Nhiều chủ nhà thuốc suy nghĩ đơn giản là chỉ cần ghi chép lại số lượng hàng hóa nhập vào xuất ra là được rồi. Nhưng khi đã bỏ vốn ra kinh doanh, bạn cần phân rõ nguồn hàng hóa thành các nhóm sau:

• Nhóm 1: hàng hóa số lượng thấp nhưng giá trị cao
• Nhóm 2: hàng hóa có số lượng và giá trị trung bình
• Nhóm 3: hàng hóa có số lượng nhiều, giá trị thấp

Dựa vào đây sẽ giúp cho chủ kinh doanh quyết định đầu tư như thế nào cũng như thúc đẩy bán hàng chính xác nhất.

Kinh nghiệm quản lý kho dược hiệu quả, đơn giản

Dưới đây là một số kinh nghiệm quản lý kho thuốc để giúp bạn tiết kiệm được thời gian, công sức cũng như chi phí, nhân lực.

Xây dựng kho ở khu vực dễ theo dõi

Nếu không có đủ không gian, cơ sở vật chất sẽ xảy ra nhiều vấn đề phát sinh trong quá trình kiểm kê. 

Bạn không nên đặt hàng hóa trong không gian nhỏ, hẹp và bạn sẽ không biết được nhân viên của mình đang làm gì.

Hãy xây dựng kho thuốc tại vị trí dễ quan sát để thuận tiện trong việc giao nhận hàng hóa. Việc làm này sẽ giúp nhà thuốc, bệnh viện của bạn giảm được tối đa rủi ro, tránh lãng phí về thời gian cũng như tiền bạc.

Sắp xếp các loại thuốc trong kho khoa học

Sắp xếp khoa học các loại thuốc trong kho sẽ giúp tối ưu thời gian tìm kiếm, quy trình xuất nhập kho và vận chuyển được tiến hành nhanh hơn. Nhờ đó mà công sức, thời gian cũng được tiết kiệm. 

Vì thế, ngay từ khi mở nhà thuốc, bạn nên thiết kế và sắp xếp các tủ thuốc sao cho phù hợp, dễ tìm kiếm.

Quy tắc nhập trước – xuất trước

Đây là một quy tắc quan trọng trong quản lý kho nhà thuốc. Tuy nhiên, đối với ngành y tế thì quy tắc này không còn quá chính xác bởi nó còn phụ thuộc vào nhu cầu mua thuốc của khách hàng. 

Nhưng người quản lý cũng nên chú ý đến các sản phẩm nào cần nhập trước thì cố gắng xuất trước để tránh tình trạng thuốc hết hạn, hư hỏng.

Để thiết lập được theo nguyên tắc nhập trước – xuất trước thì nhân viên cần sắp xếp nhà kho hợp lý. Các thuốc mới nhập về để phía sau và thuốc cũ để phía trước, điều này sẽ tránh gây nhầm lẫn và không lo lô hàng cũ hết hạn.

Định mức tồn kho

Định mức tồn kho là số lượng hàng hóa trong kho luôn có sẵn để đảm bảo cung ứng kịp thời khi có nhu cầu phát sinh. Ngoài ra, nó cũng giúp duy trì hoạt động kinh doanh của nhà thuốc được diễn ra xuyên suốt, không bị gián đoạn.

Nếu nhà thuốc của bạn chỉ nhập hàng đơn thuần mà không lên kế hoạch tính toán, chuẩn bị lượng thuốc cần thiết thì sẽ bỏ lỡ nhiều cơ hội kinh doanh. 

Còn nếu mức tồn kho quá lớn thì sẽ gây ra nhiều thiệt hại, tổn thất. Vì thế, nhân viên cần phân tích, tính toán để thiết lập được mức tồn kho tối ưu.

Quản lý kho dược bằng việc lưu mã vạch

Việc lưu mã vạch cho từng mặt hàng giúp bạn dễ dàng tìm kiếm cũng như dễ dàng quản lý được tình trạng hàng tồn trong kho. Bạn có thể nhập bằng tay, dùng excel hoặc có thể dùng các phần mềm quản lý kho để dễ thực hiện hơn. 

Mỗi sản phẩm được đánh mã vạch sẽ giúp nhà thuốc của bạn tránh thất thoát hàng hóa và sai sót.

Kiểm soát quy trình xuất kho

Đối với những nhà thuốc bán online, ngay sau khi chốt đơn và chuyển sang công đoạn đóng gói thì việc xuất hàng cần được kiểm soát nghiêm ngặt, chặt chẽ để tránh những rủi ro không đáng có.

Nhân viên cũng cần kiểm tra chất lượng hàng hóa trước khi vận chuyển để đảm bảo không có bất cứ trục trặc nào khi đến tay khách hàng.

Pallet nhựa – kệ kho hàng dược phẩm

Pallet nhựa được dùng làm kệ kê dược phẩm, thuốc, là sự lựa chọn hoàn hảo cho các khách hàng. Sự hiệu quả cũng như giá cả, dễ sử dụng giúp pallet nhựa ngày càng được nhiều người tin dùng.

Hiện nay trên thị trường có rất nhiều loại pallet với các chủng loại khác nhau. Nhưng không phải loại nào cũng sử dụng tốt như pallet nhựa mang lại như Không bị ẩm mốc, ngấm nước như pallet gỗ bởi nấm mốc có thể gây ảnh hưởng trực tiếp đến các sản phẩm thuốc bên trong.

Nhựa Sài Gòn chúng tôi chuyên cung cấp các loại pallet nhựa mới, pallet nhựa cũ đầy đủ kích thước. Nếu Quý khách có nhu cầu gọi ngay cho chúng tôi nhé!