[Tiết Lộ] Các Hoạt Động Trong Quy Trình Vận Hành Kho

Tại các công ty, doanh nghiệp hiện nay, vận hành kho là một công việc quan trọng, đặc biệt là ngành sản xuất, chế biến, xuất nhập khẩu… Sở hữu một quy trình vận hành kho hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí cho việc quản lý và tối ưu hóa các công đoạn kiểm tra số lượng hàng tồn kho, tránh thất thoát hàng hóa, nhầm lẫn số lượng. Cùng Nhựa Sài Gòn tìm hiểu những thông tin cơ bản liên quan tới quy trình vận hành kho nhé!

Vận hành kho hàng là gì? Vì sao lại cần quy trình vận hành kho hàng?

Vận hành kho hàng là tập hợp các công việc như theo dõi, kiểm soát hàng hóa trong kho hàng. Quy trình vận hành kho hàng sinh ra để giúp doanh nghiệp nắm rõ được số lượng hàng hóa, vị trí hàng. 

Toàn bộ quá trình hàng hóa được tiếp nhận, khai thác và lưu trữ cho đến khi xuất hàng ra khỏi kho cần phải tuân thủ quy trình chi tiết cụ thể, liên tục đổi mới để phù hợp với từng giai đoạn của thị trường.

Vận hành kho hàng là gì?
Vận hành kho hàng là gì?

Các hoạt động trong quy trình vận hành kho

Nhập hàng

Quy trình nhập hàng được tính từ lúc kho bắt đầu tiếp nhận yêu cầu hàng đến. Trong quá trình chờ hàng đến, kho cần phải bố trí đầy đủ các phương tiện, nhân sự để đảm bảo sẵn sàng cho quá trình nhận hàng được diễn ra nhanh chóng, tạo điều kiện thuận lợi cho các giai đoạn tiếp theo.

Trong quá trình nhập hàng vào kho, chủ kho cần xác định chính xác và đủ số lượng sản phẩm được nhập. Quyền chuyển giao trách nhiệm bảo vệ tình trạng hàng hóa diễn ra tại đây. Đối với những sản phẩm lỗi, bất thường thì sẽ được theo dõi, loại bỏ hoặc xử lý ngay từ khâu đầu vào.

Để tối ưu hóa bước này, các kho có thể trang bị thêm các thiết bị hỗ trợ như xe nâng, băng tải, pallet nhựa, các máy đo kích thước hàng hóa tự động và quan trọng hơn hết là nên sử dụng hệ thống phần mềm quản lý kho một cách chính xác, hiện đại.

Nhập hàng
Nhập hàng vào kho

Sắp xếp hàng hóa trong kho

Hàng hóa sau khi được nhập vào sẽ được sắp xếp và lưu kho. Quá trình này được tính từ khi hàng hóa được nhập xong vào các vị trí lưu trữ và cập nhật lại các thông tin đó trên hệ thống.

Trước khi quá trình tiếp nhận hàng hóa diễn ra, bộ phận quản lý kho cần phải lên kế hoạch trước, xác định vị trí đặt hàng sao cho phù hợp. Cách làm này giúp việc tiếp nhận và sắp xếp hàng hóa mới một cách nhanh chóng, tiết kiệm thời gian.

Sắp xếp hàng hóa trong kho
Sắp xếp hàng hóa trong kho

Lấy hàng

Quy trình lấy hàng được tính khi kho tiếp nhận đơn hàng của khách. Có 2 hình thức lấy hàng chính thường được sử dụng:

  • Sơ cấp: Đây là giai đoạn 1 trong quy trình lấy hàng. Hàng hóa sẽ được vận chuyển trực tiếp đến khu vực đóng gói để hoàn thành, ký nhận và giao hàng đi
  • Thứ cấp: Đây là giai đoạn thức 2, hàng hóa sơ cấp sẽ được tiếp tục xử lý trong quy trình thứ cấp, đặc biệt khi hàng được chọn phải được phân bổ cho các đơn đặt hàng nhóm hoặc đơn đặt hàng riêng lẻ thông qua quá trình phân loại hệ thống. Với sự phát triển của bán hàng trực tuyến, nhiều doanh nghiệp đã ưu tiên sử dụng các quy trình lấy hàng thứ cấp.

Đóng gói hàng hóa

Hoạt động đóng gói bao gồm các hoạt động: kiểm tra hàng hóa, lựa chọn phương thức đóng hàng, scan, cập nhật lại thông tin, trình trạng hàng hóa và lấy mã vận đơn để cập nhật các thông tin cho khách hàng.

Đóng gói hàng hóa
Đóng gói hàng hóa

Xuất (giao) hàng

Sau khi hàng hóa đã được đóng gói thì sẽ được chuyển giao cho đơn vị vận chuyển để thực hiện công tác bốc xếp, vận chuyển chúng tới tay người tiêu dùng. Sau khi hàng hóa rời đi, bộ phận kho cũng cần phải cập nhật thông tin hàng hóa trên hệ thống để khách hàng nắm rõ tình hình đơn hàng.

Các nguyên tắc khi vận hành kho

An toàn

Hiện nay, tỷ lệ tai nạn lao động trong các kho hàng là khá nhiều. Dù quy trình vận hành kho ra sao, tối ưu như thế nào thì yếu tố an toàn luôn phải được đặt lên hàng đầu. Vận hành kho cần phải được đào tạo theo quy trình, cấp phép trước khi làm việc.

Cần tuân thủ các nguyên tắc an toàn đã được đề ra theo quy trình trước đó.

Tổ chức, sắp xếp hàng hóa hợp lý

Các hoạt động trong kho hàng phải tuân thủ theo những tiêu chí cụ thể, sắp xếp hàng hóa khoa học với độ chuyên nghiệp cao trong lao động. Quản lý kho cần phải phân chia công việc rõ ràng, cụ thể thành từng khâu, từng bước cụ thể.

nguyên tắc khi vận hành kho
Nguyên tắc khi vận hành kho

Trao đổi thông tin, kế hoạch

Quá trình trao đổi, tiếp nhận thông tin hàng về, hàng đi là điều rất quan trọng. Các nhân viên trong kho phải được cập nhật thông tin liên tục nhờ phần mềm quản lý, cần thường xuyên trao đổi những bất cập để có các phương án cải tiến hợp lý.

Pallet kê hàng – vật dụng không thể thiếu trong vận hành kho

Pallet kê hàng là vật dụng không thể thiếu trong các kho chứa hàng. Khi xã hội càng phát triển thì tiêu chí sử dụng pallet kê hàng ngày càng cao thì pallet càng phải được cải tiến và nâng cao chất lượng.

Pallet kê hàng
Pallet kê hàng

Với sự đa dạng về mẫu mã và kích thước, pallet góp phần quan trọng trong hệ thống lưu trữ hàng hóa trong kho bãi.

  • Kiểm kê và quản lý giám sát kho bãi dễ dàng
  • Giúp bảo quản hàng hóa không bị ẩm ướt, mối mọt
  • Phối hợp chặt chẽ với xe nâng giúp giải phóng sức lao động bốc xếp thủ công, năng suất lao động tăng
  • Sử dụng hệ thống giá đỡ 2 tầng, 3 tầng giúp tiết kiệm không gian lưu trữ và diện tích kho chứa hàng
  • Mỗi lần di chuyển hàng hóa có thể di chuyển với số lượng lớn

Với những tính năng vượt trội của mình thì pallet kê hàng được coi là một giải pháp quản lý kho hàng tốt, hỗ trợ công việc kiểm kê hàng hóa dễ dàng hơn. Hàng hóa khi được phân chia rõ ràng và sắp xếp ngăn nắp sẽ giúp hỗ trợ việc quản lý kho và xuất nhập hàng dễ dàng.