VGM Là Gì? Quy Trình Xác Nhận VGM Ra Sao?

VGM là một trong các loại phiếu được áp dụng nhiều trong lĩnh vực xuất nhập khẩu hiện nay. Vậy VGM là gì? Nội dung và quy trình xác nhận VGM ra sao? Cùng Nhựa Sài Gòn đọc bài viết dưới đây để có câu trả lời chính xác nhất nhé!

VGM là gì?

VGM viết đầy đủ là Verified Gross Mass, là quy định có trong công ước SOLAS bắt đầu có hiệu lực từ ngày 01/07/2016. Hiểu đơn giản thì VGM trong xuất khẩu hàng hóa là phiếu xác nhận toàn bộ trọng lượng của container hàng hóa.

Verified Gross Mass
Verified Gross Mass

Bộ quy ước Solas là tiêu chuẩn tối thiểu về kết cấu, cách khai thác tàu hợp lý để từ đó bảo vệ an toàn cho tất cả các thuyền viên trên tàu. Đối tượng áp dụng công ước này là các tàu thương mại, tàu chở khách, mục đích là để bảo vệ tính mạnh cho con người.

Tại sao cần phải thực hiện khai báo VGM?

VGM có vai trò khá lớn đến các hiệu quả lưu trữ, bảo quản hàng hóa xuất nhập khẩu:

  • Xác định được số lượng hàng hóa đang lưu thông trên biển: Giúp cho chủ hàng có thể kiểm soát được tốt hơn, đôi khi chủ hàng cũng có thể biết được lô hàng đó có đáp ứng được các yêu cầu vận chuyển hay không (trọng tải vượt mức cho phép bị khước từ).
  • Đưa ra sự sắp xếp sao cho cân đối về trọng lượng phân phối đều: Dựa trên tờ khai mà các hãng tàu có thể xác định được kích thước và phân phối loại tàu để chở hàng, sắp xếp hàng hóa sao cho tiết kiệm diện tích nhất có thể.
  • Đảm bảo chất lượng an toàn hàng hải
  • Nộp các chứng từ cho cảng: Tuy nhiên chúng không phải là một loại chứng từ hải quan
  • Hãng tàu có quyền từ chối những chuyến hàng vượt quá tải trọng cho phép hoặc có thể rút bớt số lượng vận chuyển khi xếp và vận chuyển đi.
VGM có vai trò khá lớn đến các hiệu quả lưu trữ, bảo quản hàng hóa
VGM có vai trò lớn đến các hiệu quả lưu trữ, bảo quản hàng hóa

Ai là người chịu trách nhiệm thực hiện VGM?

Quy định về VGM đã được cục Hàng hải Việt Nam, Bộ Giao thông Vận tải cụ thể hóa trong Công văn số 2428/CHHVN-VTDVHH ngày 15/06/2016.

Công văn ghi rõ rằng: “Chủ hàng, người gửi hàng có thể tự cân xác nhận khối lượng container bằng thiết bị cân được cấp giấy chứng nhận kiểm định còn hiệu lực hoặc tham khảo các đơn vị cung cấp dịch vụ cân thông qua các Trung tâm đo lường kiểm định chất lượng được Tổng cục Đo lường chất lượng chỉ định và công bố trên trang thông tin điện tử”.

Có thể thấy rằng, người gửi hàng sẽ chịu trách nhiệm về việc vân chuyển và khai báo VGM để nộp cho hãng tàu.

Cách tính VGM như thế nào?

Về bản chất, VGM phải thể hiện được container đã đóng hàng nặng bao nhiêu. Khối lượng này gồm 2 thành phần: vỏ container và hàng hóa bên trong.

Cách tính VGM
Cách tính VGM

Có 2 cách tính VGM như sau:

  • Cách 1: Cân toàn bộ số lượng hàng hóa trước khi đóng vào container. Sau đó sẽ cộng thêm khối lượng vỏ container nữa thì sẽ có số liệu cần thiết.
  • Cách 2: Cân cả xe container hàng, sau đó cân xe không có container hàng (đã hạ xuống cảng). Lấy số liệu đó trừ đi sẽ biết được container hàng nặng bao nhiêu.

Để có được số liệu chính xác nhất thì địa điểm cân cần phải đảm bảo khách quan và trung thực.

VGM có cho phép sai số nhưng hiện chưa có quy định cụ thể. Ở một số nước được phép có sai số trên dưới 5% trọng lượng hàng hóa.

Nội dung mẫu của VGM

Nhiều người vẫn chưa biết cách thức điền VGM là gì? Dưới đây là các thông tin chính cần điền vào mẫu như: 

  • Thông tin người gửi hàng (shipper): Tên, địa chỉ, số điện thoại, số fax (nếu có)
  • Các thông số của container: Số container, loại container, khối lượng và kích thước chứa hàng…
  • Bản cam kết của người gửi hàng sẽ chịu toàn bộ trách nhiệm về tính chính xác của các số liệu được viết bên trên phiếu VGM
  • Sau khi đã khai báo xong những nội dung cần thiết theo mẫu thì chủ hàng cần phải ký tên và đóng dấu để nộp cho hàng tàu

Có thể thêm một số thông tin khác không bắt buộc như: ngày cân (weight date), số kiểm soát nội bộ của chủ hàng (Shipper’s Internal Reference), cách tính VGM (weighing method)…

Nội dung mẫu của VGM
Nội dung mẫu của VGM

Sau khi khai báo VGM thành công, chủ hàng sẽ gửi VGM cho hãng tàu trong thời gian quy định. Nếu sau thời gian đó mà chủ hàng vẫn chưa gửi VGM thì chủ hàng sẽ phải chịu mọi chi phí phát sinh liên quan đến lô hàng.

Quy trình xác nhận VGM

Với hàng container (FCL) và hàng lẻ (LCL) sẽ có quy định xác nhận VGM khác nhau như sau:

Cân container đóng hàng tại kho

  • Bước 1: Trước khi đóng hàng, chủ hàng có nhu cầu cân container để xác định VGM thì phải đăng ký cân tại kho
  • Bước 2: Chủ hàng phải có người để phối hợp với điều độ giám sát việc cân VGM
  • Bước 3: Tại kho hàng của cảng cấp 2 bảng VGM: một bản cho chủ hàng, một bản lưu giữ. Sau đó VGM được cập nhật lên hệ thống quản lý của cảng.
  • Bước 4: Chủ hàng cung cấp giấy xác nhận VGM với hãng tàu
Quy trình xác nhận VGM
Quy trình xác nhận VGM

Cân container đóng hàng tại bãi

Cũng giống như cân container đóng hàng tại kho, chỉ khác ở bước 1 và bước 2:

  • Bước 1: Đóng tiền phí cho thương vụ cảng hoặc phát hành chứng từ (TCT), nhận hóa đơn và phiếu xuất nhập bãi (đóng hàng + cân container)
  • Bước 2: Khách hàng nhập phiếu xuất nhập bãi cho nhân viên để tiến hành cân container
  • Bước 3 và bước 4 tương tự như trên

Cân container đóng hàng lẻ

  • Bước 1: Trước khi nhập hàng vào kho thì chủ hàng yêu cầu cân hàng lẻ phải đóng tiền tại thương vụ cảng để nhận phiếu xuất nhập kho (nhập hàng và cân hàng)
  • Bước 2: Khách hàng, Forwarder nộp phiếu xuất nhập kho cho nhân viên để tiến hành cân hàng. Sau khi cân thì chủ hàng nộp phiếu xác nhận VGM về cho đơn vị vận chuyển hàng lẻ.

Với các thông tin ở trên, chắc hẳn bạn đọc đã hiểu được VGM là gì? Việc nắm rõ các thông số, chỉ tiêu này sẽ giúp bạn biết được trọng tải của container trên tàu, từ đó xác định được hàng hóa có đặt trên tàu là an toàn hay không.