Proforma Invoice Là Gì? Phân Biệt Proforma Invoice và Commercial Invoice

Proforma invoice là một thuật ngữ được sử dụng phổ biến trong hoạt động xuất nhập khẩu và thương mại quốc tế. Vậy thực chất Proforma invoice là gì? Hãy cùng Nhựa Sài Gòn tìm hiểu về vai trò, nội dung của Proforma invoice và sự khác nhau giữa Proforma Invoice và commercial Invoice qua bài viết dưới đây nhé!

Proforma Invoice là gì?

Proforma Invoice viết tắt là PI là hóa đơn chiếu lệ, có nghĩa là có hình thức như hóa đơn (Invoice) nhưng không dùng để thanh toán vì đây không phải là giấy tờ đòi tiền. Thế nhưng, hình thức cũng như nhiều nội dung trên đó vẫn giống như một hóa đơn thương mại.

Proforma Invoice là gì?
Proforma Invoice là gì?

Vậy Proforma Invoice được dùng để làm gì? Vì sao lại cần hóa đơn chiếu lệ?

Về bản chất thì Proforma Invoice chỉ như 1 bản nháp của hóa đơn thương mại chính thức. Dựa vào nó mà người mua và người bán có thể biết được những thông tin cơ bản về lô hàng như chủng loại, mẫu mã, số lượng, tổng số tiền, phương thức thanh toán, điều kiện giao hàng…

PI là chứng từ thể hiện sự cam kết về phía người bán sẽ giao lô hàng hoặc dịch vụ như đã thông báo cho người mua ở mức giá cụ thể.

Sau khi nhận được hóa đơn chiếu lệ, người mua và người bán có thể tiếp tục đàm phán những điều khoản cụ thể khác có liên quan. Vì thế mà chứng từ này có thể được sửa đổi nhiều lần để phù hợp với nhu cầu của các bên.

Proforma Invoice được phát hành khi nào?

Trong quá trình mua bán, không bắt buộc bên bán phải phát hành hóa đơn chiếu lệ. Vì thế mà không có một quy định nào cụ thể nói về thời điểm phát hành hóa đơn này.

Tuy nhiên, để việc giao dịch trở nên rõ ràng về các điều khoản, điều kiện và nhanh đi đến thống nhất thì 2 bên mua – bán sẽ làm trước một bản hóa đơn chiếu lệ để lấy làm cơ sở tham khảo. Từ bản hóa đơn chiếu lệ này, 2 bên mua bán sẽ có những phương án xử lý, chỉnh sửa và tạo điều kiện thuận lợi hơn.

Proforma Invoice được phát hành khi nào?
Proforma Invoice được phát hành khi nào?

Như vậy, Proforma Invoice được phát hành khi:

  • Khi hàng chưa được giao, bên xuất khẩu cần phát hành hóa đơn chiếu lệ cho bên nhập khẩu một chứng từ về lô hàng
  • Khi bên mua cần xác nhận giá trị lô hàng để tiến hành hoàn tất thủ tục thông quan nhập khẩu cho lô hàng. Giá trị lô hàng đã trở thành điều kiện bắt buộc ở một số quốc gia trên thế giới
  • Proforma Invoice có thể được phát hành khi chưa hoàn thiện được những thông tin cần có hoặc chưa đến thời điểm phát hành hóa đơn thương mại (Commercial Invoice). Đến khi 2 bên đều đã có đầy đủ thông tin lô hàng, người mua chấp nhận nội dung trên Proforma Invoice và hàng đã đóng vào container thì người bán có thể phát hành hóa đơn thương mại cho lô hàng đó.

Vai trò và nội dung của Proforma Invoice

Proforma Invoice có vai trò quan trọng trong quá trình hoàn thiện hợp đồng thương mại. Bởi nó được coi là tiền đề để hợp đồng mua bán tránh được những sai sót không đáng có và các điều khoản có trong hợp đồng sẽ hài hóa giữa cả 2 bên mua và bán.

Nội dung của Proforma Invoice
Nội dung của Proforma Invoice

Lý do để Proforma Invoice trở thành tiền đề của hợp đồng mua bán là bởi vì bên mua và bên bán nhìn vào nội dung của PI và tiến hành các yêu cầu chỉnh sửa nếu có nội dung chưa hợp lý. Nội dung của Proforma cụ thể như sau:

  • Thông tin hóa đơn: số và ngày hóa đơn (invoice number, date)
  • Bên người bán: tên, địa chỉ đăng ký kinh doanh, tell, fax
  • Bên người mua: tên, địa chỉ đăng ký kinh doanh, tel, fax
  • Thông tin hàng hóa: tên hàng hóa, số lượng giao dịch, cách đóng gói, đơn giá của hàng hóa, tổng tiền cần thanh toán
  • Payment term: phương thức thanh toán quốc tế theo thỏa thuận
  • Thông tin ngân hàng bên xuất khẩu
  • Port of Loading: Cảng bốc hàng
  • Port of Destination: Cảng hàng đến
  • ETD/ ETA (Estimated time delivery/ Estimated Time Arrival): ngày giao hàng và ngày dự kiến hàng đến nơi.

Phân biệt Proforma Invoice và Commercial Invoice

Sự khác nhau về 2 loại chứng từ này có thể tóm tắt như sau:

Proforma Invoice (PI) Commercial Invoice (CI)
Về thời điểm phát hành Trước khi gửi hàng Phát hành sau khi lô hàng đã được gửi hoặc đã đóng xong vào container
Về nội dung 2 bên có thể sẽ vẫn tiếp tục thảo luận để thay đổi điều khoản nếu cần Đầy đủ và chính xác hơn về lượng hàng và số tiền thanh toán
Về tính cam kết Chỉ như sự cam kết ban đầu của người bán gửi tới người mua Là chứng từ rất quan trọng xác nhận giao dịch mua bán
Về hạch toán Không có chức năng dùng để hạch toán kế toán Được dùng để hạch toán kế toán của cả phía người mua và người bán

Ghi chú: Invoice (hóa đơn) và Commercial Invoice (Hóa đơn thương mại) có ý nghĩa giống nhau và có thể dùng thay thế cho nhau. Tuy nhiên, trong quy định về hồ sơ hải quan của Việt Nam, tôi thấy họ dùng cụm từ “hóa đơn thương mại”, vì vậy có lẽ bạn nên dùng thuật ngữ này cho thuận tiện công việc.

Phân biệt Proforma Invoice và Commercial Invoice
Phân biệt Proforma Invoice và Commercial Invoice

Ngoài ra, theo như kinh nghiệm thực thế thường thấy, hồ sơ hải quan ở Việt Nam thường yêu cầu hóa đơn thương mại, nên hóa đơn chiếu lệ không cần phải xuất trình khi làm thủ tục hải quan. Một số trường hợp có thể dùng Proforma Invoice để thay cho Hợp đồng thương mại, để giải thích chi tiết với hải quan, khi cần.

Bài viết trên, Nhựa Sài Gòn đã giải thích khá chi tiết về khái niệm Proforma Invoice là gì, phát hành khi nào, cũng như sự khác nhau so với Commercial Invoice. Bạn có thể đọc thêm một số khái niệm về hóa đơn thương mại, hợp đồng ngoại thương, packing List…

>>Xem thêm: